Definisi pengendalian, fungsi dan tujuan pengendalian

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Definisi Pengendalian

Pengendalian merupakan salah satu bagian dari manajemen. Pengendalian dilakukan dengan tujuan supaya apa yang telah direncanakan dapat dilaksanakan dengan baik sehingga dapat mencapai target maupun tujuan yang ingin dicapai. Pengendalian merupakan salah satu tugas dari manager.

Pengendalian (kontrol) adalah salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengaturan staff, dan mengarahkan. Mengendalikan merupakan fungsi penting karena membantu untuk memeriksa kesalahan dan mengambil tindakan korektif sehingga meminimalkan penyimpangan dari standar dan mengatakan bahwa tujuan organisasi telah tercapai dengan cara yang baik.

Menurut konsep modern kontrol adalah tindakan meramalkan sedangkan konsep awal pengendalian hanya digunakan ketika kesalahan terdeteksi. Kontrol dalam manajemen berarti menetapkan standar, mengukur kinerja aktual dan mengambil tindakan korektif.

Beberapa para ahli mengemukakan pengertian pengendalian diantaranya yaitu:

·      Pada tahun 1916, Henri Fayol merumuskan salah satu definisi pertama kontrol karena berkaitan dengan manajemen :Pengendalian suatu usaha terdiri dari melihat bahwa segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diadopsi, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Adalah penting untuk mengetahui kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah dari berulang.

·      Earl P. Strong, “Controlling is the process of regulating the various factor in an enterprise according to the requirement of its plans.” Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.

·      Harold Koontz, “Control is the measurement and correction of the performance of subordinates in order to make sure that enterprise objectives and the plans devised to attain then are accomplished.” Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara.

·      G.R. Terry, “Contolling can be defined as the process of determining what is to be accomplished, that is the standard, what is being accomplished, that is the performance, evaluating the performance and if necessary applying corrective measure so that performance takes place according to plans, that is in conformity with the standard.“ Pengendalian dapat didefinisikan ssebagai proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan apabila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar

·      Menurut EFL Breach, pengendalian adalah perbandingan kinerja saat ini terhadap standar yang telah ditentukan yang terkandung dalam rencana, dengan maksud untuk memastikan kemajuan yang memadai dan kinerja yang memuaskan.

·      Menurut Stafford Beer, manajemen adalah profesi tentang kontrol.

·      Robert J. Mockler menyajikan definisi yang lebih komprehensif dari kontrol manajerial; Kontrol manajemen dapat didefinisikan sebagai upaya sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja dengan standar yang telah ditentukan, rencana, atau tujuan untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan mungkin untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk melihat bahwa manusia dan sumber daya perusahaan lainnya yang digunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien mungkin dalam mencapai tujuan perusahaan.

Juga kontrol dapat didefinisikan sebagai  “fungsi dari sistem yang menyesuaikan operasi yang diperlukan untuk mencapai rencana tersebut, atau untuk menjaga variasi dari tujuan sistem dalam batas-batas yang diijinkan”. Fungsi subsistem kontrol memiliki hubungan yang erat dengan sistem operasi. Sejauh mana mereka berinteraksi tergantung pada sifat dari sistem operasi dan tujuannya. Stabilitas menyangkut kemampuan sistem untuk mempertahankan pola output tanpa fluktuasi yang besar. Kecepatan respon berkaitan dengan kecepatan sistem dalam memperbaiki variasi dan kembali ke output yang diharapkan.

Dari definisi tersebut dapat dinyatakan bahwa ada hubungan yang erat antara perencanaan dan pengendalian. Perencanaan adalah suatu proses dimana tujuan organisasi dan metode untuk mencapai tujuan ditetapkan dan pengendalian adalah proses yang mengukur dan mengarahkan kinerja aktual kepada tujuan yang direncanakan organisasi.

Satu hal yang harus dipahami, bahwa pengendalian dan pengawasan adalah berbeda karena pengawasan merupakan bagian dari pengendalian. Bila pengendalian dilakukan dengan disertai pelurusan (tindakan korektif), maka pengawasan adalah pemeriksaan di lapangan yang dilakukan pada periode tertentu secara berulang kali.

2.1.1 Asas-asas Pengendalian

1.      Asas tercapainya tujuan

Pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan dari rencana.

2.      Asas efisiensi

Pengendalian itu efisisen, jika dapat menghindari dari penyimpangan rencana.

3.      Asas tanggung jawab pengendalian

Pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika manajer bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana.

4.      Asas pengendalian terhadap masa depan

Pengendalian yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan-penyimapngan yang akan terjadi, baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.

5.      Asas pengendalian langsung

Teknik control yang paling efektif ialah mengusahakan adanya bawahan yang berkualitas baik.

6.      Asas refleksi rencana

Pengendalian harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana.

7.      Asas penyesuaian dengan organisasi

Pengendalian harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi

8.      Asas pengendalian individual

Pengendalian dan teknik pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer.

9.      Asas standar

Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan dipergunakan sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.

10.  Asas pengendalian terhadap strategi

Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faltor-faktor yang strategis dalam perusahaan.

11.  Asas pengecualian

Efisiensi dalam pengendalian membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap factor pengecualian dalam keadaan tertentu atau tidak sama.

12.  Asas pengendalian fleksibel

Pengendalian harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan rencana.

13.  Asas peninjauan kembali

Sistem pengendalian harus ditinjau berkali-kali, agar system yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.

14.  Asas tindakan

Pengendalian dapat dilakukan, apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing, dan actuating.

2.2 Fungsi Pengendalian

Fungsi pengendalian berperan untuk mendeteksi deviasi atau kelemahan yang perbaikan terhadapnya menjadi umpan balik dari suatu kegiatan yang dimulai dari tahap perencanaan hingga tahap pelaksanaan. Hal-hal yang dicakup dalam fungsi pengawasan adalah menciptakan standar atau kriteria, membandingkan hasil monitoring dengan standar, melakukan perbaikan atas deviasi atau penyimpangan, merevisi dan menyesuaikan metode pengendalian sebagai respon atas hasil pengendalian dan perubahan kondisi, serta mengkomunikasikan dan penyesuaian tersebut ke seluruh proses manajemen.

Adapun fungsi pengendalian yaitu sebagai berikut:

1.      Perencanaan

2.      Koordinasi antar berbagai bagian dalam organisasi

3.      Komunikasi informasi

4.      Pengambilan keputusan

5.      Memotivasi orang-orang dalam organisasi agar berperilaku sesuai dengan tujuan organisasi agar berperilaku sesuai dengan tujuan organisasi

6.      Pengendalian

7.      Penilaian kinerja.

8.      Meningkatkan akuntabilitas

9.      Merangsang kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan,dan ketentuan yang berlaku.

10.  Melindungi aset organisasi.

11.  Pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien.

Bila fungsi wasdal dilaksanakan dengan tepat, organisasi akan memperoleh manfaat berupa:

1.      Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, apakah sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi kegiatan program.

2.      Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

3.      Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.

4.      Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.

5.      Untuk memberikan ruang regular untuk superviesees untuk merenungkan isi dan pekerjaan mereka

6.      Untuk menerima informasi dan perspektif lain mengenai pekerjaan seseorang

7.      Untuk menjadi dukungan baik segi pribadi ataupun pekerjaan

8.      Untuk memastikan bahwa sebagai pribadi dan sebagai orang pekerja tidak ditinggalkan tidak perlu membawa kesulitan, masalah dan proyeksi saja.

9.      Untuk menjadi pro-aktif bukan re-aktif

10.  Untuk memastikan kualitas pekerjaan

2.3 Tujuan Pengendalian

Era globalisasi ekonomi sekarang ini, perusahaan memasuki lingkungan bisnis yang sangat berbeda dengan lingkungan bisnis sebelumnya. Pasar tidak lagi hanya dimasuki oleh pesaing-pesaing domestik, namun telah didatangi oleh pesaing-pesaing mancanegara yang membawa produk dan jasa yang sarat dengan kandungan persaingan. Selain membawa perubahan yang kita secara nilai secara postif, globalisasi ekonomi ternyata membawa permasalahan yaitu perusahaan-perusahaan yang tidak mempunyai struktur sistem pengendalian manajemen yang baik akan tersisih, banyak sistem manajemen perusahaan yang tidak mampu beradaptasi dengan arus perubahan dalam globalisasi ekonomi

Sistem pengendalian manajemen pada dasarnya suatu sistem yang digunakan oleh manajemen untuk membangun masa depan organisasi. untuk membangun masa depan organisasi, perlu ditentukan lebih dahulu dalam bisnis apa organisasi akan berusaha. Jabawan atas pertanyaan tersebut merupakan misi organisasi dengan demikian misi organisasi merupakan the chosen track untuk membawa organisasi mewujudkan masa depannya. Diharapkan dengan dilaksanakannnya struktur sistem manajemen akan tercipta visi dan misi organisasi perusahaan kemudian mengimplementasikannya.

Dampak yang timbul dikarenakan perusahaan tidak memberlakukan struktur sistem pengendalian manajemen antara lain organisasi perusahaan akan kesulitan menghadapi berbagai perubahan tajam radikal, konstan, pesat, serentak sehingga roda organisasi tidak akan jalan dan tidak dapat membuat berbagai perencanaan, tidak dapat memprediksi target organisasi ke depannya

Permasalahan yang timbul dalam implementasi struktur sistem pengendalian manajemen yang dapat diidentifikasikan sekarang ini adalah terletak pada kelemahan struktur dan kelemahan proses. Sistem pengendalian manajemen tidak dapat mewujudkan tujuan sistem kemungkinan karena strukturnya tidak pas dengan lingkungan yang dihadapi perusahaan, dapat juga terjadi tujuan sistem pengendalian manajemen tidak tercapai karena proses sistem pengendalian manajemennya lemah.

Pengendalian bukan hanya untuk mencari kesalahan-kesalahan, tetapi berusaha untuk menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan serta memperbaikinya jika terdapat kesalahan. Jadi pengendalian dilakukan sebelum proses, saat proses, dan setelah proses, yakni hingga hasil akhir diketahui. Dengan pengendalian diharapkan pemanfaatan unsur-unsur manajemen efektif dan efisien.

Permasalahan struktur sistem pengendalian manajemen penting untuk dikaji karena memberikan harapan yaitu kemampuan bagi manajemen perusahaan untuk memetakan secara komprehensif lingkungan bisnis yang akan dimasuki oleh organisasi perusahaan di masa depan, melakukan perubahan dengan cepat peta perjalanan tersebut sesuai dengan tuntutan perubahan yang diperkirakan akan terjadi dan melipatgandakan kinerja perusahaan sebagai institusi pencipta kekayaan, sehingga perusahaan memiliki kemampuan yang luar biasa besarnya untuk senantiasa melakukan perubahan yang diperlukan

Menurut Siti dan Ely (2010:312) “Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lainnya dalam suatu entitas yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan berikut ini :

a.    Keandalan pelaporan keuangan.

b.    Menjaga kekayaan dan catatan organisasi.

c.    Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan.

d.   Efektivitas dan efisiensi operasi

Berdasarkan pengertian yang telah disebutkan di atas, maka dapat diketahui bahwa tujuan dari Pengendalian adalah untuk menyesuaikan gerak organisasiyang sedang berlangsung dengan tujuan dan rencana awal dari organisasi itu sendiri.

Tujuan pengendalian antara lain sebagai berikut:

1.      Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dari rencana.

2.      Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan-penyimpangan.

3.      Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencananya.

4.      Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi

5.      Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.

6.      Memajukan efisiensi dalam operasi.

7.      Meningkatkan akuntabilitas.

8.      Merangsang kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan,dan ketentuan yang berlaku.